Safetysys is een web-applicatie (SAAS oplossing) voor het beheersen van de VGM-processen om eenvoudig te voldoen aan bijvoorbeeld de certificatie eisen van de VCA-norm.
Met behulp van Safetysys kunt u op eenvoudige wijze de registraties uitvoeren die de VCA, ISO en SCL aan u vraagt.
Voor het gebruik van Safetysys is een eenvoudige computer met internetaansluiting voldoende. Hiernaast kunnen bepaalde modules via een tablet of mobiele telefoon benaderd worden.
Safetysys is modulair opgebouwd en bevat de volgende modules:
:
- Registratie medewerkers eigen en van bedrijven (onder)aannemers. Dit is inclusief alle benodigde documenten, opleidingen en trainingen
- Dashboard voor het inzien van de statistieken
- Documenten beheersing (publiceren van documenten die u wilt delen met uw bedrijven/ onderaannemers/ ZZP-ers)
- Middelen beheer voor het bijhouden van registraties op het gebied van keuringen van arbeidsmiddelen
- Inspecties voor het uitvoeren van o.a. VGM-inspecties
- Actielijst met openstaande punten vanuit o.a. inspecties en incidenten
- Incidenten registratie en onderzoek
- Registratie voor het registreren van VGM bijeenkomsten
Bedrijven en medewerkers
Deze module omvat een volledige ketenregistratie en helpt uw organisatie te voldoen aan wetgeving zoals AVG, WKA en WAV. In deze module kunnen ook (vak)opleidingen, certificaten en trainingen geregistreerd worden. De module bedrijven bevat de informatie van de (onder)aannemers welke bij u op het terrein werkzaamheden mogen uitvoeren. Staat het bedrijf er niet op de lijst dan heeft de medewerker ook geen toegang. U kunt hier bedrijfscertificaten verplicht stellen, contactpersonen opnemen en ook een verplichting inbouwen m.b.t. nakomen belastingverplichtingen e.d. Ook eventuele onderaannemers/ ZZP-ers dienen op de zelfde manier geregistreerd te worden om zo de keten aansprakelijkheid in beeld te brengen.
Aanmelden bedrijven
De (onder)aannemers / bedrijven kunnen Safetysys benaderen via een internetbrowser om medewerkers vooraf te registreren en bedrijfsgegevens aan te vullen.
Voor iedere medewerker die werkzaamheden voor de klant gaat uitvoeren moeten alle gegevens worden ingevuld en bepaalde documenten worden toegevoegd. (instelbaar)
Voor buitenlandse medewerkers moeten de verplichte documenten worden toegevoegd om te voldoen aan de richtlijn tewerkstelling buitenlandse werknemers . Op deze manier is de kans dat u illegale werknemers op uw werk heeft wel heel klein, wat u weer hoge boetes voorkomt. In deze medewerkers module kunt u ook persoonscertificaten uploaden, inzien en eventueel aanpassen. Ook de bedrijfscertificaten (bijvoorbeeld VCA, BHV, certificaat bediening hoogwerker) en verklaringen belastingdienst kunnen hier geüpload worden. U krijgt een melding als bepaalde gegevens dreigen te verlopen.
Dashboard
Via de module dashboard zijn vooraf in te stellen gegevens te zien.
Het Safetysys dashboard geeft op ieder moment de statistieken weer zodat er altijd inzichtelijk is hoe het staat met de VGM binnen het bedrijf of project.
Hoeveel actiepunten uit VGM-inspectie, vanuit de incidentenregister of ontvangen meldingen worden binnen de gesteld tijd opgelost?
Trendanalyse van bij VGM-inspectie geconstateerde bevindingen (zowel positieve als negatieve)
Deze gegevens maken wij graag klant specifiek.
Documenten
In de module documenten kunt u de documenten plaatsen welke door de medewerkers en bedrijven geopend kunnen worden.
Denk hierbij aan bedrijfsinformatie folder, instructies e.d.
Deze documenten kunnen worden geopend via webtoegang en I-pad.
Deze documenten zijn tevens te downloaden naar de computer.
Middelen beheer
De module middelen is ontwikkeld voor het registreren van de uitgevoerde periodieke inspecties en keuringen van keuring plichtige arbeidsmiddelen. U kunt zoeken naar een specifiek apparaat en ziet hiervan alle ingevoerde specificaties en certificaten. (eventueel aan te vullen met de bedieningshandleiding). Via de module I-Pad kunt u ook in het veld de betreffende gegevens opvragen.
Inspectie
De module VGM-inspecties is ontwikkeld voor het registreren de uitgevoerde periodieke inspecties. Via een I-pad is het eenvoudig om direct tijdens de inspectie punten te noteren en eventuele foto’s bij te voegen. Zowel positieve als negatieve punten kunnen worden genoteerd. De geconstateerde afwijkingen, uit te voeren verbeteracties, uitvoeringsverantwoordelijken en de prioritering van de actie worden vastgelegd en eventueel direct verzonden naar de betreffende personen
Actielijst
In de module actielijst komen de acties uit bijvoorbeeld een VGM-inspectie of incident.
Ook is het mogelijk zelf een actie toe te voegen. In het overzicht kan een keuze gemaakt worden in alle acties, openstaande acties en gesloten acties en een selectie gemaakt worden uit inspecties, incidenten en andere vormen van input.
Per actie kan worden aangegeven wie de Actiehouder is en wanneer welke actie is uitgevoerd. Per item kan een bewijsdocument worden bijgevoegd alvorens de actie wordt gesloten.
Incidenten registratie en onderzoek
In de incidenten module kan op eenvoudige manier een incident gemeld worden. Na het invullen kan het formulier als PDF verstuurd worden naar ieder willekeurig E-mail adres. Ook is het mogelijk een incidentenonderzoek in te vullen en op basis van de incidenten een analyse uit te voeren. Er kunnen actiepunten n.a.v. een incidenten onderzoek worden opgesteld. Deze actiepunten worden opgenomen in de module actielijst.
Via de module I-Pad kunt u ook in het veld een incidentmelding opstellen.
Registraties
Registraties van bijvoorbeeld toonbox meetings, kick-off of bespreking werkvergunning.